L’attività di un’azienda, anche di piccole dimensioni, coinvolge svariate figure professionali e si struttura attorno a numerosi processi, spesso interdipendenti tra loro. Di conseguenza, l’organizzazione interna è cruciale per mantenere un alto livello di performance, altrimenti si rischia troppo spesso che il lavoro si blocchi per un ritardo in una delle fasi o per errore umano.

Di conseguenza, un’azienda sufficientemente lungimirante si organizza in flussi di lavoro, detti workflow, cioè sequenze di attività (task) che delineano un processo; vengono definite le interdipendenze tra le task, i tempi entro cui devono essere svolte e i relativi responsabili, per poi implementare sistemi che assicurino che tutto accada secondo i tempi e le modalità stabilite, ovvero i workflow management systems.

Un sistema per il workflow management è un software che aiuta a tenere traccia dei flussi di lavoro: a seconda della complessità, può trattarsi di un semplice sistema di reminding e di spunta delle task assegnate a un collaboratore oppure di un’architettura che automatizza una parte della gestione dei processi.

Ci sono molti vantaggi a implementare un software di workflow management. In primo luogo, strutturare i flussi di lavoro e trasporli sul sistema permette di avere una visione d’insieme sull’intera organizzazione aziendale, comprendendo più facilmente cosa è importante e cosa è no, cosa potrebbe essere migliorato e cosa va eliminato e via dicendo, così che ancora prima di usare effettivamente il software si ha un miglioramento dell’organizzazione.

Mappati adeguatamente i processi, diventa più semplice monitorare le singole parti di processi più grandi e reagire prontamente in caso di criticità: se una task è bloccata per un qualsiasi motivo, il punto di vista privilegiato offerto dal workflow management rende più facile capire come gestire il problema e individuare soluzioni alternative.

Il workflow management permette di gestire più efficacemente non solo il processo, ma anche il personale che lo esegue: in ogni momento si può verificare come è allocato il carico di lavoro, se ci sono risorse non adeguatamente sfruttate, chi performa più efficacemente e chi invece è responsabile per rallentamenti. Dal lato del dipendente, i software offrono spesso strumenti utili per aiutarli a svolgere al meglio le proprie mansioni e mantenersi allineati con il flusso di lavoro generale.

In generale, il miglioramento della comunicazione e del coordinamento, le automazioni e il monitoraggio hanno un impatto positivo sull’operatività aziendale e per questo CR&C offre G.R.O.W., un software di workflow management modulare e scalabile.

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